Digitale Kassenzettel 2026

Digitale Kassenzettel 2026: Das gilt in der Gastronomie

Ein digitaler Kassenzettel kann den Papierbon rechtskonform ersetzen, wenn er alle Pflichtangaben enthält und dem Gast unmittelbar zur Verfügung gestellt wird. Für Restaurants, Cafés und Bars kann die digitale Ausgabe Papier sparen und den Bezahlvorgang vereinfachen.

Das Wichtigste in Kürze

• Betriebe mit elektronischem Kassensystem müssen für jeden Geschäftsvorgang einen Beleg erstellen.
• Der Beleg darf auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden.
• Ein QR-Code ermöglicht die Ausgabe ohne App oder E-Mail-Adresse.
• Der digitale Beleg benötigt dieselben Pflichtangaben wie ein Papierbeleg.
• Gäste müssen den angebotenen Beleg weder abrufen noch mitnehmen.
• Vor der Umstellung sollten Kosten, Bedienbarkeit, Datenschutz und Ausfallsicherheit geprüft werden.

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Was ist ein digitaler Kassenzettel?

Ein digitaler Kassenzettel ist ein elektronisch erstellter Beleg, den der Gast beispielsweise über einen QR-Code, per E-Mail oder in einer App erhält. Er dokumentiert denselben Geschäftsvorgang wie ein gedruckter Kassenzettel und muss daher dieselben gesetzlichen Pflichtangaben enthalten.

In der Praxis wird der Beleg häufig als PDF oder über eine mobile Webseite bereitgestellt. Der Gast scannt einen QR-Code am Kundendisplay oder auf dem Kartenterminal und kann den Bon anschließend ansehen oder speichern.

Die Begriffe werden nicht einheitlich verwendet. Digitaler Kassenbon und E-Bon bezeichnen meist dasselbe Grundprinzip: Der Beleg wird elektronisch statt auf Thermopapier ausgegeben.

Wer eine neue Kassenlösung auswählt, sollte die Bonfunktion nicht isoliert betrachten. Bei einem Kassensystem für die Gastronomie zählen ebenso die Bedienung, Zahlungsintegration, Auswertungen und der Support. Wichtig ist außerdem die TSE, also die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Kassenvorgänge manipulationssicher aufzeichnet und vor nachträglichen Veränderungen schützt.

Sind digitale Kassenzettel 2026 erlaubt?

Ja, digitale Kassenzettel sind in Deutschland erlaubt. Die Belegausgabepflicht schreibt keinen Papierbon vor. Der elektronische Beleg muss nach Abschluss des Geschäftsvorgangs erstellt, dem Gast angeboten und vollständig ausgegeben werden.

Die Bonpflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgänge, die über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst werden. Der Betrieb muss einen Beleg bereitstellen. Der Gast muss ihn jedoch nicht annehmen oder abrufen.

Ein QR-Code ist dafür zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Auch die Ausgabe per E-Mail oder App ist möglich. Welche Variante im Alltag sinnvoll ist, hängt von der Gästestruktur, dem Bedienkonzept und der vorhandenen Technik ab.

Wie funktioniert ein digitaler Kassenbon?

Ein digitaler Kassenbon wird nach Abschluss der Zahlung durch das Kassensystem erzeugt und elektronisch bereitgestellt. Bei der QR-Code-Lösung scannt der Gast den angezeigten Code mit der Smartphone-Kamera und öffnet den Beleg im Browser.

Der typische Ablauf besteht aus vier Schritten:

1. Die Servicekraft schließt den Bezahlvorgang in der Kasse ab.
2. Das Kassensystem erstellt den vollständigen Beleg.
3. Der Gast erhält einen QR-Code oder einen anderen digitalen Zugangsweg.
4. Der Gast entscheidet selbst, ob er den Beleg öffnet und speichert.

Beim E-Mail-Versand muss der Gast zunächst seine Adresse angeben. Das verlängert den Vorgang und erzeugt personenbezogene Daten. Ein anonymer QR-Code-Abruf ist häufig einfacher, sofern der individuelle Beleg angemessen vor fremden Zugriffen geschützt wird.

Auch die Verbindung zwischen Kasse und Zahlungsterminal beeinflusst den Ablauf. Ein Vergleich von Kartenterminals zeigt, welche Funktionen bei der Auswahl neben dem digitalen Beleg relevant sind.

Welche Angaben muss der digitale Beleg enthalten?

Der elektronische Bon muss grundsätzlich dieselben Angaben enthalten wie ein Papierbeleg. Dazu gehören insbesondere der Name und die Anschrift des Betriebs, Datum und Uhrzeit, Art und Menge der Produkte oder Leistungen, der Rechnungsbetrag sowie die vorgeschriebenen Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung.

Eine reine Zahlungsbestätigung wie „12,50 Euro erfolgreich bezahlt“ ist kein vollständiger Kassenbon. Bei der Prüfung einer Lösung hilft diese Checkliste:

• vollständiger Name und Anschrift des Betriebs
• Datum sowie Beginn und Ende des Vorgangs
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
• Entgelt und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der TSE
• Transaktionsnummer
• Signaturzähler und Prüfwert der TSE
• dauerhaft lesbares und speicherbares Dateiformat

Die technischen Angaben sollten automatisch aus dem Kassensystem übernommen werden. Manuelle Ergänzungen erhöhen das Fehlerrisiko und verlangsamen den Betrieb.

„Ein digitaler Bon ist nur dann eine echte Erleichterung, wenn er für Gast und Service ohne Erklärung funktioniert. Sobald mehrere Eingaben oder eine verpflichtende App nötig sind, entsteht ein neuer Reibungspunkt“, erklärt Christoph Gröne, Gastroliebhaber und Gründer von GastroRocket

Welche Vor- und Nachteile haben digitale Kassenzettel?

Digitale Kassenzettel können den Verbrauch von Thermopapier verringern und die Ablage von Belegen erleichtern. Dem stehen technische Abhängigkeiten, mögliche Zusatzkosten und Datenschutzfragen gegenüber.

Vorteile	Nachteile und Prüfpunkte
weniger Verbrauch von Thermopapier	Abhängigkeit von Kasse, Display und Internetverbindung
Beleg lässt sich digital speichern	nicht jeder Gast möchte ein Smartphone verwenden
schneller Abruf über einen QR-Code	zusätzliche Schritte können den Bezahlvorgang bremsen
digitale Ablage von Bewirtungsbelegen	personenbezogene Daten beim Versand per E-Mail
weniger Aufwand für Bonrollen und Drucker	mögliche Lizenz-, Einrichtungs- oder Transaktionskosten
Einbindung in bestehende Kassenprozesse	Papierausgabe sollte bei Bedarf möglich bleiben

Der ökologische Vorteil hängt von der konkreten Umsetzung ab. Auch Serverbetrieb, Datenübertragung und Speicherdauer verursachen Ressourcenverbrauch. Eine pauschale Aussage, dass jeder digitale Bon nachhaltiger sei, wäre daher zu kurz gegriffen.

Für gastronomische Betriebe zählt vor allem die Bedienung zu Stoßzeiten. Erscheint der QR-Code automatisch, kann die Ausgabe schnell funktionieren. Muss die Servicekraft dagegen E-Mail-Adressen erfassen oder den Ablauf erklären, entsteht zusätzlicher Aufwand.

Bei der Bewertung des Amadeus360 Kassensystem sollten deshalb neben der Belegausgabe auch Einsatzbereich, Bedienung, Schnittstellen und Kostenstruktur betrachtet werden.

Was gilt bei Bonpflicht und Datenschutz?

Der Betrieb muss den elektronischen Beleg unmittelbar nach dem Geschäftsvorgang zur Verfügung stellen. Gleichzeitig sollten nur personenbezogene Daten erhoben werden, die für den gewählten Ausgabeweg tatsächlich erforderlich sind.

Das Bundesministerium der Finanzen erklärt in seinen Informationen zur Belegausgabepflicht, dass der Beleg elektronisch oder auf Papier ausgestellt werden darf. Ein auf einem Server bereitgestellter Bon erfüllt die Pflicht, wenn der abgeschlossene Beleg über einen angezeigten QR-Code abrufbar ist (Stand 2026).

Die gesetzlichen Pflichtangaben ergeben sich aus § 6 der Kassensicherungsverordnung. Der digitale Beleg muss inhaltlich einem Papierbeleg entsprechen. Ein QR-Code selbst gehört laut Bundesministerium der Finanzen nicht zu den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.

Wird eine E-Mail-Adresse abgefragt, muss klar sein, wofür sie verwendet wird. Die Adresse darf nicht allein wegen des Bonversands ungefragt für Werbung genutzt werden. Die Europäische Union verlangt in Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung unter anderem Datenminimierung und eine begrenzte Speicherdauer.

Für die Praxis bedeutet das: Ein System sollte möglichst ohne unnötige Gastdaten funktionieren, Belege vor unbefugten Zugriffen schützen und nachvollziehbare Löschfristen vorsehen.

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Lohnt sich ein digitaler Kassenbon für jeden Betrieb?

Ein digitaler Kassenbon lohnt sich vor allem bei vielen Transaktionen und einer direkten Einbindung in das vorhandene Kassensystem. Für Betriebe mit wenigen Bons oder einer technisch aufwendigen Zusatzlösung sollte der tatsächliche Nutzen genauer geprüft werden.

Eine Beispielrechnung veranschaulicht die Entscheidung. Verbraucht ein Betrieb monatlich 40 Bonrollen zu einem angenommenen Preis von jeweils 1 Euro, entstehen 40 Euro Materialkosten. Kostet die digitale Bonfunktion beispielhaft 25 Euro im Monat, beträgt die rechnerische Differenz 15 Euro. Die Werte sind Annahmen und müssen durch die tatsächlichen Preise des Betriebs und des Anbieters ersetzt werden.

Zusätzlich sind folgende Punkte einzubeziehen:

• verbleibender Papierverbrauch
• Einrichtungs- und Hardwarekosten
• Zeitaufwand im Service
• mögliche Ausfälle und Ersatzprozesse
• Datenschutz und Administration
• Nutzen digitaler Bewirtungsbelege

Für kleine Betriebe entscheidet nicht allein der Monatspreis. Wichtig ist, ob sich der E-Bon ohne zusätzliche Geräte und erklärungsbedürftige Abläufe in den Betrieb integrieren lässt.

Auch bei einer kompakten Lösung wie dem Speedy Kassensystem sollten Gastronomen nicht nur die Belegoptionen, sondern ebenso Hardwarebedarf, Schnittstellen, Bedienung und laufende Kosten prüfen.

So vergleichst du passende Lösungen

Eine passende Lösung stellt rechtskonforme Belege schnell bereit, fügt sich in den vorhandenen Kassenablauf ein und verlangt Gästen keine unnötigen Eingaben ab. Der Anbieter sollte Ausgabewege, Kosten, Ausfallsicherheit und Datenverarbeitung transparent erklären können.

Diese sieben Fragen erleichtern den Vergleich:

• Ist die digitale Bonfunktion bereits im Kassensystem enthalten?
• Erfolgt der Abruf per QR-Code, E-Mail, App oder über mehrere Wege?
• Kann der Gast den Beleg ohne Registrierung öffnen?
• Sind alle Pflichtangaben automatisch enthalten?
• Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen?
• Wie funktioniert die Ausgabe bei einer technischen Störung?
• Welche Daten werden wo und wie lange gespeichert?

Ein E-Bon allein ist kein ausreichender Grund, ein ansonsten unpassendes Kassensystem zu wählen. Entscheidend bleibt das Gesamtpaket aus Bedienbarkeit, TSE-Konformität, Zahlungsanbindung, Auswertungen, Schnittstellen, Support und Preisstruktur.

In GastroRocket kannst du passende Kassenanbieter vergleichen, Kundenstimmen und Ratings einsehen und prüfen, welche Lösung zu deinem Betrieb passt. Zusätzlich findest du dort mögliche exklusive Vorzugskonditionen.

FAQ zum Thema digitale Kassenzettel