Hellocash Kassensystem

Was Gastronomen vor der Entscheidung wissen müssen

Viele Gastronomen entscheiden sich beim ersten Kassensystem für den günstigsten Anbieter und merken sechs Monate nach der Eröffnung, dass ihnen genau die Funktion fehlt, die den Alltag am meisten entlastet hätte. Ein Systemwechsel kostet dann nicht nur Geld, sondern Nerven, Schulungszeit und im schlechtesten Fall Tage ohne funktionierendes Kassensystem.

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Kurzfassung für eilige Leser:

• Hellocash ist ein cloudbasiertes Kassensystem aus Österreich, günstig im Einstieg, einfach in der Bedienung
• Der Gastro-Plan (HelloGast) kostet laut Anbieter 20,90 €/Monat (netto) plus 169 €/Jahr für die TSE, also rund 419 € im ersten Jahr
• Tischverwaltung, KDS und Warenwirtschaft sind im Gastro-Plan enthalten
• Grenzen zeigen sich bei größeren Restaurants, komplexer Warenwirtschaft und wenn kein SumUp als Payment-Lösung gewünscht ist
• Wer skalieren will, sollte Alternativen strukturiert vergleichen, bevor er sich festlegt

3 Fehler, die bei der Kassensystem-Wahl in der Gastronomie teuer werden

Fehler 1: Nur den Monatspreis vergleichen, nicht die Gesamtkosten. Die monatliche Grundgebühr ist sichtbar, TSE-Pflichtkosten, Transaktionsgebühren für Kartenzahlung und Hardware-Zubehör werden oft erst nach der Entscheidung relevant.

Fehler 2: Ein System für heute wählen, nicht für in zwei Jahren. Ein Kassensystem zu wechseln, wenn der Betrieb läuft, kostet Schulungszeit, Datenmigration und im schlimmsten Fall tagelange Ausfälle. Wer Wachstum plant, sollte das von Anfang an mitdenken.

Fehler 3: Auf den kostenlosen Plan setzen, weil er als Einstieg ausreicht. Der kostenlose Tarif von Hellocash enthält Werbung auf Belegen und keine Tischverwaltung. Für einen professionellen Gastrobetrieb ist er keine praxistaugliche Option.

Was Hellocash ist und für wen es gebaut wurde

Hellocash ist ein cloudbasiertes Kassensystem aus Österreich, 2014 gestartet von der mRaP GmbH aus Wieselburg, Niederösterreich. Den Anfang machten Friseure als Kernzielgruppe, was erklärt, warum das System im Grundaufbau sehr dienstleistungsorientiert ist. Über die Jahre hat sich Hellocash auf Einzelhandel, Dienstleister und Gastronomie ausgeweitet und zählt heute laut eigenen Angaben über 30.000 Kunden im DACH-Raum.

Das Hellocash Kassensystem läuft vollständig browserbasiert, also auf PC, Laptop, iPad oder Android-Tablet, ohne spezielle Kassenhardware kaufen zu müssen. Native Apps für iOS und Android sind ebenfalls verfügbar. Das macht den Einstieg günstig und die Hardware-Wahl flexibel.

HelloGast: Der gastrospezifische Ableger

Für die Gastronomie vermarktet Hellocash sein Angebot unter dem Namen HelloGast. Dieser Tarif enthält Funktionen speziell für Tischservice-Betriebe wie grafische Tischpläne, Bereichsverwaltung und Funkbonierung an Küche und Bar. Wer in Vergleichen oder Foren über „helloCash Gastronomie“ stolpert, meint in aller Regel genau diesen Plan. Wer ein Café eröffnet und zum ersten Mal ein Kassensystem einrichtet, findet in HelloGast einen strukturierten Einstieg in die digitale Kassenwelt.

Hellocash Preise: Was das Kassensystem wirklich kostet

Hellocash bietet vier Tarifstufen an. Für Gastronomen ist vor allem die Einordnung wichtig, ab welcher Stufe das System wirklich praxistauglich wird.

Tarif	Preis (netto/Monat)	Gastro-tauglich?	Relevante Funktionen
Gratis	0 €	Nein	Kassieren, Kundenverwaltung, Tagesabschluss
Medium	ca. 9,90 €	Kaum	Keine Werbung auf Belegen, Kartenzahlung via SumUp
Premium	ca. 14,90 €	Bedingt	DATEV-Export, Mitarbeiterrechte, Barcode-Scanner
Gastro-Plan (HelloGast)	20,90 €	Ja	Tischverwaltung, KDS, Funkbonierung, Warenwirtschaft

(Preise netto, Stand: Juni 2026. Quelle: hellogast.com/de/preise-gastronomie-kassensystem)

Was HelloGast wirklich kostet: Jahresrechnung für Gastronomen

Was dabei gerne vergessen wird: In Deutschland ist die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) gesetzlich vorgeschrieben. Bei HelloGast kostet die TSE laut Anbieter 169 €/Jahr (netto), inklusive unlimitierter Signaturen.

Realistische Erstkalkulation mit dem Gastro-Plan:

Kostenblock	Betrag (netto)
HelloGast 12 Monate (20,90 € x 12)	250,80 €
TSE-Pflichtgebühr Jahr 1	169,00 €
Gesamtkosten Software Jahr 1	ca. 419 €
Folgekosten ab Jahr 2	ca. 419 €/Jahr

Hinzu kommen Transaktionsgebühren bei Kartenzahlungen über SumUp. Bei einem monatlichen Kartenumsatz von 10.000 € wären das je nach SumUp-Tarif zusätzlich ca. 139 bis 145 € pro Monat allein an Payment-Gebühren. Das ist kein Hellocash-spezifisches Problem, aber ein Posten, der bei der Gesamtkalkulation nicht fehlen darf. Hardware wie Bondrucker oder Tablet-Ständer kommt je nach Setup noch obendrauf.

Was das Hellocash Kassensystem in der Gastronomie leistet

Der Gastro-Plan deckt die grundlegenden Anforderungen eines Tischservicebetriebs ab. So sieht das im Alltag aus:

Tischverwaltung: Tische lassen sich in einem grafischen Tischplan digital belegen, zusammenlegen und separat abrechnen. Ein Imbiss oder Café mit überschaubarem Grundriss kann Bestellungen per App aufnehmen, direkt ans Küchendisplay übertragen und am Tagesende die Kassendaten für den Steuerberater exportieren.

Funkbonierung ans Küchen-Display (KDS): Bestellungen gehen direkt ins KDS, ohne Zettel und ohne Missverständnisse. Das reduziert Fehler und beschleunigt den Service, besonders in Stoßzeiten.

Warenwirtschaft: Lagerbestände, Einkaufspreise und Inventur lassen sich verwalten. Die Tiefe ist für kleine Betriebe ausreichend, für Betriebe mit tiefer Rezepturverwaltung oder Schwundauswertung jedoch begrenzt.

Mitarbeiterverwaltung: Berechtigungen lassen sich für verschiedene Rollen einrichten, also Kellner, Schichtleiter und Inhaber mit jeweils unterschiedlichen Zugriffsrechten. Das reicht für kleine Teams, für größere Betriebe mit mehreren Serviceschichten ist es eher knapp.

DATEV-Export und Buchhaltungsanbindung: Die Schnittstelle zum DATEV-Kassenarchiv erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Gerade für Gründer ohne Buchhaltungserfahrung ist das ein relevanter Vorteil.

GoBD- und KassenSichV-Konformität: Das System erfüllt die deutschen gesetzlichen Anforderungen, sofern die TSE korrekt eingerichtet ist. Das ist keine Besonderheit, sondern bei jedem seriösen Kassensystem Pflicht.

Hellocash: Pro und Kontra auf einen Blick

Pro	Kontra
Günstiger Einstieg, kostenloser Basistarif verfügbar	Gratis-Plan für Gastro nicht praxistauglich
Läuft auf vorhandener Hardware (iPad, Laptop, Android)	Vollständig cloudbasiert, offline eingeschränkt
Einfache Einrichtung ohne IT-Vorkenntnisse	Kartenzahlung nur via SumUp möglich
GoBD- und KassenSichV-konform	Warenwirtschaft ohne tiefe Rezepturverwaltung
DATEV-Export inklusive im Gastro-Plan	Skalierung bei größeren Betrieben begrenzt
Grafischer Tischplan und Funkbonierung im Gastro-Plan	Preisentwicklung laut Nutzerfeedback überproportional
Kundenverwaltung inkl. Newsletter-Funktion	Bekannte Bugs laut Langzeitnutzern persistent

Wo das Hellocash Kassensystem an Grenzen stößt

Skalierung bei hohem Volumen: Hellocash ist für kleine bis mittlere Betriebe konzipiert. Wer ein Restaurant mit 80 Sitzplätzen, mehreren Servicebereichen, einer separaten Bar und einer Außenterrasse betreibt, wird feststellen, dass spezialisierte Gastrosysteme wie orderbird oder Lightspeed bei Tischverwaltung und Ablaufsteuerung mehr Tiefe bieten.

Offline-Funktion: Als cloudbasiertes System ist Hellocash auf eine stabile Internetverbindung angewiesen. Das ist bei einem Landgasthof mit schlechtem Mobilfunknetz ein ernst zu nehmendes Risiko, in einer Innenstadtlage meist kein Problem.

Kartenzahlung nur via SumUp: Die Payment-Integration läuft ausschließlich über SumUp. Wer bereits ein anderes Kartenterminal hat oder einen günstigeren Payment-Anbieter bevorzugt, hat kaum Spielraum.

Preisentwicklung: Hellocash hat die Tarife über die Jahre mehrfach erhöht. Langjährige Nutzer berichten auf Bewertungsportalen von deutlichen Preissprüngen, die die Inflation und den Funktionszuwachs nach ihrer Einschätzung übersteigen. Wer langfristig plant, sollte einpreisen, dass sich die monatlichen Kosten in drei bis fünf Jahren verändern können.

Hellocash Erfahrungen aus der Gastronomie: Was Betreiber berichten

Das Bild, das sich aus Hellocash Erfahrungen auf Bewertungsportalen und in Gastronomieforen ergibt, ist differenzierter als das Marketing vermuten lässt.

Was Gastronomen loben: Die Einrichtung geht schnell, der Einstieg ist ohne technisches Vorwissen möglich, und der Support reagiert nach übereinstimmenden Nutzermeinungen zügig. Kleine Cafés und Bistros berichten, dass das System im Tagesgeschäft zuverlässig funktioniert und der Aufwand für den Monatsabschluss mit dem DATEV-Export gesunken ist.

Was Gastronomen kritisieren: Die Preisentwicklung ist das meistgenannte Thema. Ein Nutzer, der seit 2017 das System einsetzt, bemängelt auf einem Bewertungsportal, dass sich die Kosten seither mehr als verdreifacht haben, während die Funktionstiefe nicht proportional gewachsen sei. Hinzu kommen einzelne Bugs, die laut langjährigen Nutzern seit Jahren bekannt sind und trotzdem bestehen bleiben. Betreiber von Restaurants mit mehr als 30 Tischen berichten außerdem, dass die Tischverwaltung bei komplexeren Grundrissen an ihre Grenzen kommt.

Das Muster entspricht dem vieler SaaS-Kassensysteme: Der günstige Einstieg ist kalkuliert, Preisanpassungen kommen später.

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Hellocash vs. Alternativen: Welches Kassensystem passt zu welchem Betrieb?

Kassensystem	Monatspreis Gastro-Einstieg	Stärke	Schwäche	Am besten für
Hellocash / HelloGast	20,90 €	Niedriger Einstieg, einfache Bedienung	Kein Offline-Modus, SumUp-Bindung	Café, Bistro, kleiner Imbiss
SumUp Kartenterminal	Einmalpreis Hardware ab ca. 22 € netto + Transaktionsgebühren	Keine Monatsgebühr, einfachste Einrichtung	Kein vollständiges Gastro-POS, kaum Tischverwaltung	Sehr kleine Betriebe, Food Trucks, mobiler Einsatz
orderbird PRO	ab ca. 99,90 €/Monat (Paket S)	Speziell für Gastronomie entwickelt, flexibler Tischplan	Gesamtpreis mit Service-Lizenz und Hardware höher	Restaurant ab 20 Tischen, Café mit Tischservice
ready2order	ab 35,90 €/Monat (Gastro-Paket extra)	Flexible Laufzeiten, kein Jahresvertrag nötig	Tischverwaltung und Funkbonierung nur im Zusatzpaket	Restaurant, Bar, Café bis 50 Plätze
Lightspeed	ab ca. 119 €/Monat (auf Anfrage)	Skalierbar, tiefe Warenwirtschaft, Mehrstandorte	Komplex in Einrichtung und Preis	Mittlere bis große Gastrobetriebe, Ketten

Kein System gewinnt diesen Vergleich pauschal. Die Entscheidung hängt immer vom Betriebstyp ab. Die nachfolgenden Preise beziehen sich auf den jeweiligen Gastro-Einstiegstarif (netto, monatlich, ohne Hardware und TSE), Stand Juni 2026. Der entscheidende Fehler bei dieser Entscheidung: viele Gastronomen wählen das System nach dem günstigsten Monatspreis, nicht nach dem Gesamtaufwand über zwei bis drei Jahre. Wer eine Eisdiele eröffnet oder saisonal betriebene Gastronomie plant, sollte dabei auch die Flexibilität der Vertragslaufzeiten in den Vergleich einbeziehen.

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Hellocash ist nur eine von vielen Optionen. Die richtige Wahl hängt immer von Deinem Betrieb ab. Über GastroRocket kannst Du verschiedene Kassensysteme vergleichen und fundierte Entscheidungen treffen.

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So kannst Du Kassensysteme nicht isoliert betrachten, sondern im Kontext Deines gesamten Betriebs bewerten.

Checkliste: Welche Anforderungen stellt Dein Betrieb an ein Kassensystem?

Geh diese Punkte durch, bevor Du Dich entscheidest:

Hellocash kommt in Frage, wenn Du alle diese Punkte bejahen kannst:

• Mein Betrieb hat maximal 20 bis 25 Tische
• Ich habe keinen separaten Bar- oder Terrassenbereich mit komplexen Abrechnungsregeln
• Ich starte mit begrenztem Budget und will Kosten niedrig halten
• Ich benötige keine tiefe Rezeptur- oder Schwundauswertung
• Ich habe kein bestehendes Kartenterminal, das ich weiter nutzen will
• Meine Internetverbindung im Betrieb ist stabil und zuverlässig
• Ich plane keinen schnellen Wachstumspfad in den nächsten zwei Jahren

Wenn mehr als zwei dieser Punkte nicht zutreffen, lohnt sich ein strukturierter Vergleich mehrerer Anbieter, bevor Du Dich festlegst.

Wer eine Kneipe eröffnet oder eine Bar mit hohem Thekenumsatz und schnellem Wechsel betreibt, sollte außerdem prüfen, ob die Tischverwaltung von Hellocash den spezifischen Ablauf abbilden kann, oder ob ein System mit tieferer Thekenstruktur besser passt.

Fazit: Hellocash im Überblick

Das Hellocash Kassensystem bietet einen günstigen, unkomplizierten Einstieg in die digitale Kassenwelt. Wer ein kleines Café oder einen Imbiss eröffnet, findet im Gastro-Plan die grundlegenden Funktionen für den täglichen Betrieb.

Wer von Anfang an plant, ein Restaurant mit mehr als 25 Tischen, mehreren Servicebereichen oder anspruchsvoller Warenwirtschaft zu führen, sollte vor der Entscheidung strukturiert vergleichen, nicht erst, wenn der erste Systemwechsel nötig wird. Die Preisentwicklung der Vergangenheit ist ein Faktor, den man bei der Langzeitkalkulation nicht ignorieren sollte.

Die Entscheidung für ein Kassensystem ist keine reine Kostenfrage. Sie bestimmt, wie effizient Dein Servicepersonal arbeitet, wie fehlerfrei Bestellungen in der Küche ankommen und wie reibungslos Deine Buchhaltung läuft. Das sind Faktoren, die direkt auf Deine Marge einzahlen, jeden Tag.

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Hinweis: Preisangaben und Funktionsangaben basieren auf den zum Zeitpunkt der Veröffentlichung öffentlich zugänglichen Anbieterinformationen (Stand: Juni 2026) und können sich ändern. Steuer- und Compliance-Fragen solltest Du mit einem Steuerberater klären.

Quellen: HelloGast Preisseite (hellogast.com/de/preise-gastronomie-kassensystem, Stand Juni 2026)
orderbird Preisseite (orderbird.com/de/preise-gastronomie-kassensystem, Stand Juni 2026)
ready2order Preisseite (ready2order.com/at/preise, Stand Juni 2026)
SumUp Solo Lite Produktseite (sumup.com/de-de/solo-lite-kartenterminal, Stand Juni 2026)
Nutzerbewertungen helloCash: App Store, Google Play, Capterra, Trustpilot (über 500 Bewertungen, Stand 2025/2026)
KassenSichV (Kassensicherungsverordnung, BGBl. 2017)
§ 146a AO i.V.m. § 379 AO (Abgabenordnung)

Häufige Fragen zum Hellocash Kassensystem